Business Assistant (m/f/o)

Wir sind Kreative, die mit den digitalen Medien aufgewachsen sind und sie lieben.

Unser Fokus liegt auf der Verbindung von Leistung, Kreativität und Sinn. Für eine überraschende neue digitale Nähe. Wir glauben an die Kraft der emotionalen Kommunikation und schaffen damit tiefe Verbindungen zwischen Menschen und Marken.

Wie wir diese Position sehen:

Als Business Assistant sind Sie das Herzstück unseres Büros und machen die tägliche Arbeit zu einer nahtlosen, angenehmen Erfahrung. Ihre Rolle ist ein operativer Eckpfeiler, der die wichtigsten Punkte unseres Bürolebens miteinander verbindet: Alltägliche Aktivitäten und administrative Prozesse, mit einem Auge auf den Puls des Teams. Mit einer proaktiven Herangehensweise und einem Auge für Details werden Sie unsere Arbeitsplatzkultur fördern und potenzielle Herausforderungen in effiziente Arbeitsabläufe verwandeln. Dies ist keine Hintergrundposition, sondern eine Schlüsselrolle für jemanden, der stolz darauf ist, dass die Dinge perfekt funktionieren.

Ihre Aufgabe wird es sein, uns bei folgenden Tätigkeiten zu unterstützen:

• Ablage und Verwaltung von Unternehmensdokumenten

• Entgegennahme, Bezahlung und Ablage von Rechnungen

• Kommunikation mit unserer Buchhaltung

• Kommunikation mit Lieferanten

• Personalverwaltung (Verwaltung von Dokumenten in Bezug auf Urlaub, Krankmeldungen, Gesundheit und Sicherheit usw.)

Diese Stelle bietet Abwechslung, ohne zu überfordern. Wir sind ein kleines Team, daher sind die Aufgaben in jedem Bereich - ob Finanzen, Personal oder Verwaltung - eher natürlichen Schwankungen unterworfen und kommen eher in Wellen als in konstanten Strömen. Wir suchen jemanden, dem es Spaß macht, im Laufe des Monats verschiedene Hüte zu tragen, und der nicht unbedingt ein Spezialist für alles sein muss.

Wenn Sie eine Person sind, die:

• Hohe Verantwortungsbereitschaft
• Selbstständig und gut organisiert
• Einfallsreich und proaktiv
• Jemand, der selbstständig arbeiten kann, ohne ständig überwacht werden zu müssen

Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!

Wir würden uns auch freuen, wenn Sie:

• Eine aufgeschlossene, neugierige Person
• Eine Person, die gerne anderen Menschen hilft und dafür sorgt, dass sie sich wohlfühlen und gut versorgt sind
• Flüssige Englischkenntnisse (B2 oder höher, da Englisch eine Arbeitssprache in unserem Büro ist)

Wie kann man sich bewerben?

• Bitte lesen Sie zunächst unsere VHUG-Datenschutzerklärung unter diesem Link sorgfältig durch. Mit Ihrer Bewerbung auf diese Stelle erklären Sie, dass Sie diese verstanden haben und uns die Erlaubnis erteilen, Ihre Daten gemäß den Bestimmungen der Datenschutzerklärung zu speichern und aufzubewahren.
• Senden Sie uns Ihren Lebenslauf (und optional ein Anschreiben) auf Englisch an hr@vhug.de.
• In Ihrem Anschreiben möchten wir gerne erfahren, warum Sie sich für diese Stelle interessieren, und weitere Informationen erhalten, die Sie für interessant und relevant für uns halten.

Wir schätzen die durchschnittliche Arbeitszeit auf 10 Stunden pro Woche, aber die tatsächliche Stundenzahl kann je nach Aufgaben und Arbeitsvolumen sowie nach unserer gegenseitigen Vereinbarung variieren.

Der genaue Arbeitsplan wird auf der Grundlage Ihrer verfügbaren Zeit und unserer Arbeitsanforderungen festgelegt.

Alle Bewerber werden kontaktiert.